예산부터 결산까지, 사회복지시설 회계의 1년

사회복지시설 재무·회계 규칙 기초편 2/3

사회복지시설의 사업계획서를 작성하다 보면 자연스럽게 예산을 함께 생각하게 됩니다.

프로그램에 몇 명이 참여하는지, 강사는 몇 회 필요한지, 어떤 물품을 구입할지에 따라 필요한 금액이 달라지기 때문입니다. 계획한 사업을 실제로 운영하려면 사람과 시간뿐 아니라 사용할 수 있는 재원이 있어야 합니다.

그렇다면 연초에 세운 예산은 일 년 동안 그대로 유지해야 할까요? 예상보다 보조금이 늘거나 새로운 사업이 선정되면 어떻게 해야 할까요? 반대로 계획한 사업이 취소되거나 연말까지 지출을 마치지 못하면 남은 예산을 다음 해에 사용할 수 있을까요?

이번 글에서는 회계를 처음 접하는 대학생과 신입직원을 위해 사회복지시설의 예산이 만들어지고, 변경되고, 결산되는 과정을 한 해의 흐름에 따라 살펴보겠습니다.

이 글은 이런 분께 권합니다

• 사회복지시설의 예산과 결산을 처음 배우는 대학생과 예비 사회복지사
• 사업계획서와 예산서를 처음 작성하는 신입직원
• 추경·전용·예비비·이월이라는 용어가 아직 낯선 실무자
• 사회복지시설 회계의 한 해 흐름을 순서대로 이해하고 싶은 분

이 글은 개별 상황의 세부 처리방법보다 예산이 편성되고 변경되어 결산으로 이어지는 전체 흐름을 이해하는 데 초점을 맞춥니다.

먼저 알아둘 기본 용어

예산과 결산의 흐름을 이해하려면 먼저 다음 용어의 의미를 알아두는 것이 좋습니다.

예산은 계획이고 결산은 결과다

예산은 앞으로 들어올 돈과 사용할 돈을 미리 정리한 계획입니다. 결산은 회계연도가 끝난 뒤 실제로 들어온 돈과 사용한 돈을 확인한 결과입니다.

예산과 결산은 서로 떨어진 문서가 아닙니다. 예산에 담긴 계획이 회계연도 동안 집행되고, 그 결과가 결산에 기록됩니다.

사업계획 → 예산 편성 → 예산 확정 → 수입·지출 → 예산 변경 → 연말 마감 → 결산

따라서 좋은 결산은 연말에 갑자기 만들어지는 것이 아닙니다. 처음부터 현실적인 예산을 편성하고, 일 년 동안 수입과 지출을 정확하게 처리한 결과가 모여 결산이 됩니다.

세입과 세출은 무엇일까?

재무·회계 규칙에서는 한 회계연도의 모든 수입을 세입, 모든 지출을 세출이라고 합니다.

사회복지시설에서 볼 수 있는 세입에는 보조금, 이용료, 법인전입금, 후원금, 사업수입 등이 있습니다. 세출에는 인건비, 운영비, 시설비, 사업비 등이 포함됩니다.

예를 들어 방학 프로그램을 운영한다고 가정해보겠습니다.

• 지방자치단체에서 받은 보조금은 세입입니다.
• 참여자가 납부한 이용료도 세입입니다.
• 강사에게 지급한 강사비는 세출입니다.
• 프로그램 재료를 구입한 비용도 세출입니다.

이때 중요한 원칙이 예산총계주의입니다. 세입과 세출은 빠뜨리거나 서로 상계하지 않고 모두 예산에 계상해야 합니다.

프로그램 이용료 100만 원을 받아 재료비 60만 원을 사용했다고 해서 남은 40만 원만 수입으로 기록하는 것이 아닙니다. 수입 100만 원과 지출 60만 원을 각각 기록해야 돈의 전체 흐름을 확인할 수 있습니다.

예산은 사업계획에서 시작된다

예산을 작성한다는 말을 들으면 먼저 숫자표를 떠올리기 쉽습니다. 하지만 예산은 사업계획을 금액으로 표현한 문서에 가깝습니다.

다음 해에 아동 프로그램을 20회 운영할 계획이라면 참여 인원, 강사비, 재료비, 장소와 장비 등을 예상해야 합니다. 프로그램을 10회 운영할 때와 20회 운영할 때 필요한 예산은 달라집니다.

따라서 예산을 편성할 때는 보통 다음 내용을 함께 살펴봅니다.

1. 다음 해에 어떤 사업을 운영할 것인지 정합니다.
2. 사업에 필요한 인력·물품·서비스와 횟수를 계산합니다.
3. 보조금·이용료·후원금 등 예상되는 세입을 확인합니다.
4. 수입과 지출을 정해진 예산과목에 배치합니다. 예산과목은 수입과 지출을 성격과 목적에 따라 분류해 놓은 항목입니다.
5. 사업계획과 세출예산이 서로 맞는지 검토합니다.

예산과 사업계획이 맞지 않으면 실제 집행 단계에서 문제가 생깁니다. 사업계획에는 태블릿 구입이 포함되어 있는데 예산에는 관련 항목이 없거나, 20회분 강사비가 필요한데 10회분만 편성되어 있다면 사업을 계획대로 진행하기 어렵습니다.

그래서 프로그램 담당자도 “필요한 금액을 회계담당자에게 알려주는 것”에서 그치지 않고, 산출근거와 사업 내용을 함께 설명할 수 있어야 합니다.

본예산은 어떻게 확정될까?

회계연도가 시작되기 전에 처음 편성하는 예산을 실무에서 보통 본예산이라고 부릅니다.

재무·회계 규칙에 따르면 시설의 장은 예산을 편성하고 정해진 보고와 의결 절차를 거쳐 확정해야 합니다. 법인이 설치·운영하는 시설은 시설운영위원회에 보고한 후 법인 이사회의 의결을 거칩니다. 시설의 설치·운영 형태에 따라 적용 절차가 달라질 수 있으므로 해당 시설의 기준을 확인해야 합니다.

확정된 예산은 회계연도 개시 5일 전까지 관할 시장·군수·구청장에게 제출해야 합니다. 일반적인 사회복지시설의 회계연도는 1월 1일부터 12월 31일까지이며, 어린이집은 3월 1일부터 다음 해 2월 말일까지로 다릅니다.

제출된 예산은 정해진 방법으로 20일 이상 공고합니다. 사회복지시설 정보시스템에 게시하는 것으로 공고를 갈음할 수도 있습니다.

이를 일반적인 시설의 시간 흐름으로 단순화하면 다음과 같습니다.

정해진 기한까지 예산이 성립되지 않았다면 모든 지출을 자유롭게 할 수 있는 것은 아닙니다. 사유를 관할 지방자치단체에 보고하고, 예산이 성립될 때까지 임직원 보수, 시설 운영에 직접 필요한 필수경비, 법령상 지급의무가 있는 경비를 전년도 예산에 준해 집행할 수 있습니다. 이를 준예산이라고 합니다.

예산은 왜 중간에 달라질까?

아무리 꼼꼼하게 예산을 세워도 실제 한 해는 계획대로만 흘러가지 않습니다.

• 공모사업에 새로 선정되어 보조금이 늘어날 수 있습니다.
• 이용자 수가 예상과 달라 이용료 수입이 달라질 수 있습니다.
• 물가가 올라 당초 예산으로 필요한 물품을 구입하기 어려울 수 있습니다.
• 예정했던 프로그램이 취소되거나 다른 방식으로 변경될 수 있습니다.
• 시설 고장처럼 예상하지 못한 지출이 발생할 수 있습니다.

이때 “좋은 목적에 쓰는 것이니 괜찮다”고 판단해 예산과 다르게 먼저 지출해서는 안 됩니다. 예산은 정해진 목적에 따라 사용해야 하며, 변경이 필요하다면 상황에 맞는 절차를 검토해야 합니다.

실무에서 자주 만나는 방법은 추가경정예산, 예산의 전용, 예비비, 이월입니다.

추경·전용·예비비·이월은 어떻게 다를까?

이 네 가지는 모두 예산과 관련되어 있지만 사용하는 이유와 시점이 다릅니다.

추가경정예산

예산이 확정된 뒤 생긴 사유로 기존 예산을 변경할 필요가 있을 때 추가경정예산을 편성할 수 있습니다. 흔히 추경이라고 부릅니다.

추경도 단순히 회계프로그램에서 숫자를 수정하는 작업이 아닙니다. 본예산에 준하는 편성·확정 절차를 거치며, 확정된 날부터 7일 이내에 관할 시장·군수·구청장에게 제출해야 합니다.

예산의 전용

전용은 편성된 예산을 관·항·목 사이에서 조정해 사용하는 방법입니다. 관·항·목은 예산과목을 큰 범위에서 세부 범위로 나눈 분류체계입니다. 다만 마음대로 과목을 바꾸어 사용할 수 있다는 의미는 아닙니다.

관간 전용이나 동일 관내 항간 전용에는 시설의 형태에 따른 보고·의결 절차가 필요합니다. 예산총칙에서 전용을 제한한 경우나 예산 심의과정에서 삭감된 과목으로는 전용할 수 없습니다. 보조금처럼 재원별 집행기준이 있는 경우에는 해당 지침과 교부조건도 함께 확인해야 합니다.

예비비

예비비는 예측할 수 없는 예산 외 지출이나 예산의 초과지출에 대비해 세출예산에 미리 계상할 수 있는 금액입니다.

예산이 부족할 때 편리하게 꺼내 쓰는 공통 통장이 아니라, 처음 예산을 편성할 때 예상하기 어려웠던 필요에 대응하기 위한 장치로 이해해야 합니다. 실제 사용 여부와 절차는 예산총칙과 시설·보조사업의 관련 기준을 함께 확인해야 합니다.

세출예산의 이월

사회복지시설의 세입·세출 출납은 원칙적으로 회계연도가 끝나는 날까지 마쳐야 합니다. 따라서 연말에 돈이 남았다는 이유만으로 다음 해에 자동으로 넘겨 사용할 수는 없습니다.

다만 경비의 성질상 해당 연도 안에 지출을 마치기 어렵다고 예상되거나, 연도 안에 계약 등 지출의 원인이 되는 행위인 지출원인행위를 했지만 불가피한 사유로 실제 지급을 마치지 못한 경비는 정해진 보고·의결 절차를 거쳐 다음 연도로 이월할 수 있습니다.

특히 보조금 잔액의 반납 여부나 이월 가능성은 보조금 관련 법령, 교부조건과 지방자치단체의 지침까지 확인해야 합니다.

하나의 상황으로 예산 변경을 살펴보자

시설에서 디지털 교육 프로그램을 운영하기 위해 본예산에 태블릿 구입비 300만 원을 편성했다고 가정해보겠습니다.

그런데 연초에 새로운 공모사업이 선정되어 교육 횟수와 참여자가 늘고, 추가 태블릿과 강사비가 필요해졌습니다. 당초 예산에 없던 보조금 수입과 새로운 지출을 반영해야 한다면 추경을 검토할 수 있습니다.

반면 전체 사업 규모에는 변화가 없지만 프로그램 안에서 재료비는 남고 필요한 강사비가 부족해졌다면, 예산과목과 재원별 기준을 확인한 뒤 전용이 가능한지 검토할 수 있습니다.

갑작스러운 누수로 교육실 사용이 어렵고 긴급한 보수가 필요해졌다면, 본예산에 계상된 예비비를 사용할 수 있는 상황인지 살펴볼 수 있습니다.

연말까지 납품하기로 한 장비가 불가피한 사유로 다음 해에 들어오게 되었다면, 단순히 잔액을 넘기는 것이 아니라 이월 요건과 사전 절차를 충족하는지 확인해야 합니다.

같은 “예산이 달라진 상황”처럼 보여도 원인과 처리방법은 서로 다릅니다. 그래서 사업담당자는 변경 사실을 알게 된 시점에 회계담당자와 상의해야 합니다. 이미 지출한 뒤 예산을 맞추려 하면 선택할 수 있는 방법이 줄고 절차상 문제도 생길 수 있습니다.

12월 31일이 지나면 결산이 시작된다

일반적인 사회복지시설은 12월 31일에 회계연도가 끝납니다. 이때부터는 한 해 동안의 세입과 세출을 확인하고 결산보고서를 작성합니다.

결산 과정에서는 단순히 통장 잔액만 확인하는 것이 아니라 다음과 같은 내용이 서로 맞는지 살펴봅니다.

• 예산서와 실제 세입·세출 내역
• 회계장부와 통장 거래내역
• 수입결의서·지출결의서와 증빙자료
• 보조금·후원금 등 재원별 사용내역
• 예산 전용, 예비비 사용과 이월 내역
• 미수금·미지급금, 자산과 부채 등 필요한 결산자료

결산보고서는 시설운영위원회 보고와 법인 이사회 의결 등 정해진 절차를 거쳐, 다음 연도 3월 31일까지 관할 시장·군수·구청장에게 제출합니다. 어린이집은 5월 31일까지입니다.

결산서 역시 제출 후 정해진 방법으로 20일 이상 공고하며, 사회복지시설 정보시스템 게시로 갈음할 수 있습니다.

결산 결과는 다음 예산을 편성할 때 중요한 자료가 됩니다. 매년 사업비가 많이 남았다면 계획이 실제 운영규모보다 컸는지 살펴봐야 하고, 반복해서 예산이 부족했다면 산출근거나 사업방식을 다시 검토해야 합니다.

결국 결산은 지난 한 해를 마무리하는 동시에 다음 해의 예산을 준비하는 출발점입니다.

신입직원이 한 해 동안 기억할 흐름

처음부터 모든 기한과 절차를 외울 필요는 없습니다. 우선 다음 흐름을 기억해두면 좋습니다.

1. 사업계획과 예산은 함께 작성합니다.
2. 모든 세입과 세출은 예산에 빠짐없이 반영합니다.
3. 확정된 예산의 목적과 과목을 확인한 뒤 집행합니다.
4. 사업이나 금액이 달라지면 지출하기 전에 변경 절차를 확인합니다.
5. 연말에는 장부·통장·증빙과 예산 집행내역을 점검합니다.
6. 결산 결과는 다음 해 사업과 예산을 더 정확하게 만드는 자료로 활용합니다.

사회복지시설의 예산은 단순한 숫자표가 아닙니다. 이용자에게 어떤 서비스를 제공할지 정한 사업계획이자, 시설이 맡은 재원을 어떻게 사용할 것인지 밝히는 약속입니다. 결산은 그 약속이 실제로 어떻게 이행되었는지 보여주는 결과입니다.

이번 글에서는 예산이 편성되고 변경되어 결산으로 이어지는 한 해의 흐름을 살펴보았습니다. 다음 글에서는 프로그램용 태블릿을 구입하는 사례를 따라가며 사업계획과 예산 확인, 품의, 계약과 지출, 증빙, 물품등록까지 실제 업무가 어떻게 연결되는지 알아보겠습니다.

함께 읽는 기초편

1. 사회복지시설 회계, 왜 따로 배워야 할까?
2. 예산부터 결산까지, 사회복지시설 회계의 1년
3. 사회복지시설에서 물건 하나를 구입하면 어떤 절차를 거칠까?

참고 자료

• 국가법령정보센터, 「사회복지법인 및 사회복지시설 재무·회계 규칙」
• 보건복지부, 「2026년 사회복지시설 관리안내」
• 대전광역시사회서비스원, 「한눈에 알아보는 사회복지 회계매뉴얼」 개정 3판(2023)

※ 이 글은 사회복지시설 예산과 결산의 전체 흐름을 이해하기 위한 입문 자료입니다. 시설 유형, 설치·운영 주체, 보조사업과 지방자치단체 지침에 따라 보고·의결 및 집행 기준이 달라질 수 있으므로 실제 업무에서는 최신 법령, 시설별 사업안내, 보조금 교부조건과 관할 지방자치단체 지침을 함께 확인해야 합니다.